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公路建设工程档案管理经验要点剖析
在公路建设工程档案资料整理工作中，我们深深体会到工程档案对工程建设的重要性。可以说，工程档案资料管理是整个工程管理重要的基础工作。工程档案资料管理工作在一定程度上是整个工程管理成败的因素。在实践中我们总结了做好工程档案工作的几个要点，并做了如下剖析。
为了提高公路建设工程档案工作及工程管理水平，我们总结了以下五个档案工作要点：
第一，要重视工程档案工作，理解档案工作的意义。
搞好工程档案的意义至少有三层。其一、工程档案是工程建设的一个缩影，因此及时回收档案资料,加强档案管理，有利于及时了解工程建设情况，并加强工程管理。工程档案的前期工作为工程建设管理提供必要的工程决策信息，因此工程档案管理的好坏反映工程管理工作的好坏。其二、加强工程档案工作的管理，有利于加强对工程的监督。因此加强作为工程管理基础的工程档案管理，将有利于抑制当前工程领域的腐败。其三、真实的档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的资源，通过档案积累有利于对其研究，提高以后的工程管理理论水平。由此可见工程档案的重要性。
如果我们不重视工程档案工作，则既不利于工程管理、工程监督，也不利于工程管理理论水平提高。相反，如果我们能在思想上充分认识工程档案工作的重要性及其意义，那么我们就容易在实践中从工程起步、档案工作建章立制、合同管理、立卷、归档等多方面的工作中夯实档案工作基础。
第二，要建立领导负责制，配置专门的档案室，专人严格履行档案工作各项制度。
在公路建设工程中，不少工程管理人员都不重视工程档案建设，认为工程档案资料就那么回事，走过场，走形式，甚至做假资料。这些行为都在不断损坏着工程管理和工程质量，并且让工程领域不正之风有机可乘。
公路工程建设必须在工程初始起步时即严格按照规定建立档案工作领导负责制，并有专人做档案工作。便于对工程档案工作加强研究，并按照有关工程档案工作规定严格执行。实践中，我们先充分学习、研究了有关工程档案制度。配置专门档案室后，我们马上依据有关国家、行业档案规章，制定了自己的实用的《工程档案工作制度》、《立卷工作制度》、《归档工作制度》，对整体档案整理工作进行了指导。
工程档案的产生有其严格的过程，基本上反映工程的每一项工作、每一位职员的工作。因此，工程档案包含最重的两个字便是“责任”。忽视工程档案工作的人，是在忽视自己的责任。因此，做好工程档案工作有利于工程管理责任的进一步明确，并将有利于工程领域的不正之风得到控制。
第三，要在工程有关合同中订立档案管理条款，加强档案的合同管理。
工程合同有“计划”的功能和“工程法律”的功能。如果能在工程合同中增加订立有关工程档案管理条款，将使得之后的工程档案管理做到“有法可依”。从工程合同的层面上有效管理工程档案，那当然会显著提高了工程档案管理的水平和工程整体管理的水平。内地实际工程管理中鲜有合同中订立档案管理条款，这就需要我们努力做好档案工作，在积累一定经验后逐步实践这一条。
第四，平时要作好工程文件材料的立卷工作，及时检查发现解决问题。
工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，往往档案资料工作不在同一水平线上。因此及时调查了解各单位的具体情况，可以做到宣传先进，让后进向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平，也有利于提高工程管理水平。
实践中，往往由于我们归档不及时，给立卷阶段的工作留下了空隙，从而影响到了整个工程档案工作和工程管理工作效果。这主要是由于工程建设中不少工程管理人员存在工程建设与工程档案“两张皮”的思想，从而严重影响到了工程资料建立工作的质量。只有充分认识工程档案资料与建设工程“一一对应”，是工程不可缺少部分的本质属性，我们才可能真正做好档案资料工作。
因此，要把立卷阶段的工作做出成效，我们必须提高工程建设所有参与人员对工程档案的认识水平，坚持严格的工程管理，并且要加快后一阶段的归档回收工程资料工作。
第五，及时收回、归档工程建设资料。
实践中发现及时收回归档工程资料是相当有必要的。如果工程交工一段时间后再向各施工监理单位收集档案资料，存在以下难题：一是短缺不少应有资料，二是缺少监理等签字盖章。由于施工监理各单位人员已离开工地而分散各地，实际上这些工作已难以真正尽到责任，最后不了了之。给工程档案资料和整个工程留下“尾巴”。
正常情况下，我们不应在工程交工较长一段时间后才回收、归档工程档案资料。在工程款支付及时、工程档案资料已经过初验的条件下，工程交工资料至少应在工程交工时同时移交业主。这样的话，工程档案资料相当于工程质量保证资料。这样会有利于维护工程质量，也可避免日后工程档案的拖拖拉拉，也有利于防治在工程资料中做手脚。
工程档案的归档及时与否既反映工程管理水平，同时也关系建设工程利益。今后的工作中我们还应研究进一步将工程档案资料作为工程支付依据的问题。由此可见，我们的工程档案还有很多工作，任重而道远。
总的来看，工程档案工作大有用武之地。每一位工程档案工作人员都应做好自己的本职工作；每一位工程管理人员都应重视、学习并且在实践中应用、建设好工程档案。让我们大家通过共同努力搞好工程档案，为提高工程管理水平、净化公路建设市场而贡献自己的力量！
peiwel
2005-5-28
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